Outlook: Kostenlose Snooze- oder Boomerang-Funktion für Outlook

Bei vielen Benutzern (einschließlich mir) dient der Posteingang in Outlook nebenbei auch als eine Art To-Do-Liste. Wichtige Mails werden schnell bearbeitet, unwichtige Mails könnten warten – aber sind halt ‚optisch‘ vorhanden und stören etwas.
Natürlich ist diese Arbeitsweise nicht ideal, aber bei vielen Mail-Benutzern hat es sich eben so eingebürgert.
Nun möchte man die zweitrangigen Mail natürlich nicht ganz aus dem Auge verlieren – nur halt mal eben auf ‚Snooze‘ setzen. Das Ganze wird auch gerne als Boomerang bezeichnet, weil die Mail ja nicht weg ist – sie kommt ja wieder.

Hier ist ein Lösungsansatz, den ich bei kevinguyer im Internet gefunden habe:

Erster Schritt:
Erzeuge eine neue Sicht auf deinen Posteingang

Dazu wechselt man auf ‚Ansicht‘

dann die aktuelle Ansicht als neue Ansicht speichern, um eine neue Ansicht zu erzeugen.
Ich speichere mir auch gleich noch einen Eintrag mit der Bezeichnung ‚Standard‘, um im Bedarfsfall einfach wieder zurückschalten zu können.
In diesem Fall nenne ich sie Boomerang (weil die Mails ja wieder kommen, wenn man sie wegpackt).

Jetzt wechselt man auf Ansichtseinstellungen in der Outlook -Leiste, um einen Filter zu definieren, da sich ja bisher durch die neue Sicht nichts verändert hat:


Dort erzeugen wir in den erweiterten Einstellungen zwei Filtereinträge.
„Fällig am -> besteht nicht“ (zeigt alle Mails ohne Fälligkeitseintrag an)
und
„Fällig am -> ‚am oder vor‘ -> ‚Heute'“ (zeigt alle Mails an, die vor oder genau heute fällig sind)


Der fertige Filter sieht dann so aus:

Klickt man jetzt eine Mail mit der rechten Maustaste an und setzt die Fälligkeit auf irgendeinen Termin in der Zukunft, wird sie in dieser Sicht ausgeblendet.Am Fälligkeitstag erscheint die Mail wieer im Posteingang und kann ganz normal bearbeitet werden.

Sollte man eine Mail suchen, die auf diese Weise ausgeblendet ist, muss man nur die Ansicht wieder auf ‚Standard‘ zurückstellen.

Kleiner Tip:
Hat man bestimmte Absender oder Betreffs, die mehr oder weniger regelmäßig kommen, aber normalerweise nicht sofort bearbeitet werden müssen (Info-Mails, etc.), kann man sich auch eine Regel (Client-Regel) zusammenstellen, die diese Mails automatisch auf eine spätere Fälligkeit stellt.
So kann man sich die z.B. für den nächsten Tag zum ersten Büro-Kaffee zurücklegen. 🙂

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